Znalosť anglického jazyka sa v súčasnosti považuje za štandard v každom lepšom zamestnaní. Je preto bežné, že sa s ním stretnete už počas výberového konania. Plynulá komunikácia je veľkou výhodou, ale rovnako dôležité je vedieť dobre písať, a to nielen po pravopisnej stránke. Ak vaša práca zahŕňa komunikáciu so zahraničnými partnermi alebo dodávateľmi, pravdepodobne sa nezaobídete bez znalosti pravidiel obchodnej komunikácie v angličtine.
Obsahom tohto článku je:
- Jazyk obchodnej korešpondencie v angličtine
- Štruktúra obchodnej korešpondencie
- Obsah obchodnej korešpondencie s príkladmi
Jazyk obchodnej korešpondencie
V obchodnej korešpondencii používame formálny štýl. Preto sa odporúča vyhýbať sa hovorovým výrazom, skráteným tvarom a frázovým slovesám, ktoré sú typické pre hovorový jazyk.
Základom obchodnej komunikácie je dokonalá gramatika, preto sa snažte vyhýbať pravopisným chybám. Vo formálnej komunikácii sa snažte byť struční. Preto sa vyhýbajte príliš dlhým vetám a držte sa hlavnej myšlienky. V celom liste zostaňte objektívni a oznámte len to podstatné.
V obchodnej komunikácii sa používajú charakteristické frázy a výrazy, aby správa pôsobila profesionálne. Nižšie uvádzame niekoľko príkladov priamo pre každú časť obchodného listu. Najbežnejšie typy obchodnej korešpondencie, s ktorými sa môžete stretnúť v praxi, sú:
- Dopyty
- Ponuky
- Objednávky
- Žiadosti
- Urgencie
- Reklamácie
- Upomienky
Štruktúra obchodnej korešpondencie
V obchodnom liste je dôležité dodržiavať stanovenú štruktúru. Začnete teda zadaním adresy príjemcu, ktorá sa umiestni na ľavý okraj dokumentu. Ak je list adresovaný konkrétnej osobe, na prvom riadku by malo byť uvedené jej celé meno. V opačnom prípade postačuje adresa spoločnosti.
Nad adresou v pravom rohu nezabudnite uviesť dátum odoslania listu. Nemala by chýbať ani adresa odosielateľa, t. j. vás. Napíšte ju nad adresu príjemcu na pravý okraj. Dátum bude uvedený pod ňou. Nasleduje predmet listu, v ktorom stručne uvediete, čo je obsahom správy (napr. dopyt, reklamácia tovaru atď.)
Predtým, ako prejdete k samotnej správe, začnete oslovením príjemcu, ktoré môže, ale nemusí obsahovať meno. V závislosti od toho, či ho poznáte alebo nie. Na konci listu nesmie chýbať záver a podpis na rozlúčku v ľavom rohu. Štruktúra obchodnej korešpondencie je nasledovná:
- Adresa odosielateľa
- Dátum
- Adresa adresáta
- Predmet listu
- Oslovenie adresáta
- Samotný text
- Záver textu
- Celkový záver a podpis
Príklad obchodnej korešpondencie v angličtine:
https://complaintletter.info/wp-content/uploads/2018/08/Format-Letter-of-Contracor-Complaint-Template2.jpg
Dátum v obchodnej korešpondencii
Dátum je v obchodnej korešpondencii povinný údaj. Zobrazuje sa v pravom hornom rohu dokumentu pod adresou odosielateľa a mesiac je napísaný slovami, nie číslami. Ak napríklad pošlete list 30. septembra, dátum bude vyzerať takto:
- 30th September 2021
Oslovenie v obchodnej korešpondencii
Oslovenie závisí od toho, aký máte vzťah k príjemcovi, inými slovami, či ho poznáte. Ak list nie je adresovaný konkrétnej osobe, používa sa neutrálne oslovenie „Dear Sir or Madam“ alebo tiež „Dear Sir/Madame“. Ak adresáta poznáte, mali by ste uviesť skratku oslovenia (Mr./Mr či Mrs./Mrs) a jeho/jej meno. V tomto prípade za skratkou môže, ale nemusí nasledovať bodka.
- Dear Mr Johnson/Dear Mr. Johnson (oslovenie muža)
- Dear Mrs Clinton/Dear Mrs. Clinton (oslovenie ženy)
Ak poznáte pohlavie adresáta, ale nepoznáte jeho meno, môžete použiť tretiu možnosť. Ak oslovujete muža, uveďte „Dear Sir“. Ak je list adresovaný žene, napíšte oslovenie „Dear Madam“.
Obsah obchodnej korešpondencie v angličtine
Samotný obsah listu by mal byť vždy štruktúrovaný tak, aby bola správa jasná. Zvyčajne začíname tým, že sa predstavíme a uvedieme dôvod, prečo dokument posielame. Nasleduje text, ktorý je opäť potrebné ukončiť vhodným záverom a rozlúčením. Nižšie sa podrobnejšie pozrieme na jednotlivé časti listu.
Úvod obchodného listu
V tejto časti môžete spomenúť predchádzajúcu spoluprácu alebo uviesť, odkiaľ ste získali na dotyčného kontakt. Tu je vhodné použiť niektoré z nasledujúcich fráz, ktoré sa v angličtine nazývajú „opening lines“:
- With reference to your letter of 15 September, I would like to…
- After having seen your advertisement in newspapers , I would like to…
- I received your address from Mr Brown and I would like to…
- In reply to your letter, I would like to..
- I am writing to express my concern about…
- I am writing with reference to…
- I am writing to complain about…
- I am writing to apologize for..
Text obchodného listu
Keď ste uviedli, čo je predmetom vášho listu, môžete pristúpiť k samotnej správe. Ako sme už uviedli vyššie, pri písaní je vhodné vyhýbať sa hovorovým výrazom, ako napríklad no way, kiddinga podobne, ako aj skráteným tvarom, ako napríklad She isn‘t in…, a frázovým slovesám, ako napríklad keep up, get out of, take over a podobne.
Preto je potrebné dbať na formálne vyjadrovanie a snažiť sa používať jazykové ekvivalenty, ktoré tomuto štýlu zodpovedajú. Okrem samotných slov je vhodné používať vo vetách aj formálne spojovacie výrazy, ako napríklad:
- Firstly (po prvé)
- Although (hoci)
- Anyway (každopádne)
- Consequently (v dôsledku toho)
- Finally (nakoniec)
- In all cases (každopádne)
- In this case (v tomto prípade)
- In fact (v skutočnosti)
- Moreover (okrem toho)
- Furthermore (okrem toho)
- In addition (okrem toho, navyše)
- On the other hand (na druhej strane)
- Regarding (čo sa týka)
- Unfortunately (žiaľ)
- As well as (ako aj)
- I must agree with (musím súhlasiť s)
- I would like to point out (musím zdôrazniť)
- In my opinion (podle môjho názoru)
- As long as (pokiaľ)
- As far as I know (pokiaľ viem)
- Unless (pokiaľ nie)
- Provided that (za predpokladu, že)
- In order to (za účelom)
- In spite of (napriek)
- Nevertheless (napriek tomu)
- Hence (teda)
- Owing to (vďaka, kvôli)
- As a result (v dôsledku)
Záver obchodného listu
Záverečná časť obchodnej korešpondencie sa v angličtine nazýva „closing lines“. V tejto časti je vhodné spomenúť možnú budúcu spoluprácu, vyjadriť spokojnosť alebo nespokojnosť, poďakovať, ospravedlniť sa alebo ponúknuť pomoc. Môžete použiť niektorú z nasledujúcich fráz:
- We look forward to a successful working relationship in the future.
- Thank you once more for your time in this matter.
- Once again, I apologize for any inconvenience.
- If I can be assistance, please do not hesitate to contact me.
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
- If you require any further information, let me know.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- Please feel free to contact me if you need any further information.
- Please contact us if you have any questions.
- I look forward to hearing from you soon.
- I really appreciate the time you have given me.
Rozlúčka a podpísanie obchodného listu
Rovnako ako pri iných typoch formálnej komunikácie, aj na konci obchodnej korešpondencie použite zdvorilostnú frázu, ktorou vyjadríte úctu adresátovi. Rovnako ako pri oslovení, aj tu záleží na tom, či príjemcu poznáte.
- Ak adresáta nepoznáte a použili ste výraz Dear Sir/Madame, na konci listu má nasledovať výraz Yours faithfully.
- Ak poznáte meno príjemcu a začali ste ho oslovovať menom, list sa končí frázou Yours sincerely.
Potom už zostáva len pridať podpis, ktorý celú správu uzavrie. Ak sa to hodí, môžete k nemu pripísať aj svoju pozíciu. Podpis by mal byť jasne čitateľný a od predchádzajúceho textu oddelený vynechaným riadkom. Rovnako ako záverečná adresa sa umiestni na ľavú stranu dokumentu.